Goda råd inför tjänsteresan

Checklista inför din tjänsteresa

Har du någonsin stått på flygplatsen eller väl framme på ditt resmål och tänkt att: Varför kollade jag inte upp detta innan jag reste? Det är lätt hänt att missa viktiga saker oavsett hur van resenär man är. Ibland har man glömt någon medicin, en annan gång har passet gått ut utan att man tänkt på det, eller så är det något annat som ställer till det. Mycket går att förhindra genom framförhållning. Nedan får du tips om vad du bör kolla upp innan du åker på tjänsteresa.

Innan du reser – Planering och förberedelser

Känn till resmålet

Innan du ger dig av, se till att du har god kunskap om resmålets kultur, klimat, politiska situation och eventuella säkerhetsrisker. Denna information hjälper dig att undvika problem och att få ut det mesta av din resa. Du finner all nödvändig information om din destination genom vår Landsguide. 

Boende med säkerhet i fokus

Valet av hotell spelar stor roll för säkerheten under en tjänsteresa. Välj i första hand ett boende i ett tryggt område, gärna från en etablerad kedja med goda säkerhetsrutiner. Ett tips är att be om ett rum mellan andra och sjätte våningen – dessa är ofta säkrare och samtidigt inom räckhåll för eventuell evakuering. Undvik rum alldeles intill nödutgångar, då dessa ibland kan vara en passagepunkt för obehöriga personer.

Vaccinationer och mediciner

Kontakta en vaccinationscentral i god tid före avresa för att ta reda på vilka vaccinationer som rekommenderas för ditt resmål. Om du använder receptbelagda mediciner, ta med ett intyg på engelska som visar vilka mediciner du använder och varför. Detta kan vara användbart vid tullkontroller och om du behöver medicinsk hjälp under resan.

Pass och visum

Kontrollera att ditt pass är giltigt under hela resan och att det uppfyller eventuella krav på giltighetstid efter hemkomst. Ta reda på om du behöver visum för att resa till ditt resmål. Inom EU krävs normalt inte visum för svenska medborgare, men det är viktigt att kontrollera specifika regler för varje land.

Arbetstillstånd inom EU

Om du ska arbeta i ett annat EU-land, kontrollera om du behöver ett arbetstillstånd. Inom EU gäller fri rörlighet för arbetstagare, men vissa länder kan ha särskilda krav eller registreringsprocedurer. Se till att du har all nödvändig dokumentation i ordning innan du avresa.

Tydlig krisplan före avresa

Inför varje tjänsteresa bör du ha en tydlig krisplan. Det innebär att du i förväg vet hur du får tag på företagets säkerhetsansvariga eller HR-avdelning om något oförutsett skulle inträffa. Du bör också ha koll på var närmaste svenska ambassad eller konsulat finns i det land du reser till, samt känna till vad du ska göra vid exempelvis förlust av pass, en medicinsk nödsituation eller vid politisk oro.

Försäkringar via arbetsgivaren

Som anställd på tjänsteresa bör du omfattas av en tjänstereseförsäkring som din arbetsgivare tillhandahåller. Denna försäkring bör omfatta sjukvård, olycksfall, hemtransport och andra oförutsedda händelser. Kontrollera med din arbetsgivare att du är korrekt försäkrad innan avresa.

Läs om våra olika reseförsäkringar för företag. 

Under resan – Praktiska tips

Hantera kostnader och bokföring

Under tjänsteresan är det viktigt att spara kvitton för alla utlägg som är relaterade till resan, såsom transport, logi och måltider. Dessa kvitton behövs för att korrekt bokföra kostnaderna och för att kunna få ersättning från arbetsgivaren. Observera att utländsk moms normalt inte är avdragsgill i Sverige, men det kan finnas möjlighet att ansöka om återbetalning i vissa fall.

Avdragsgilla kostnader och ersättningar

När du är på tjänsteresa kan du ha rätt till avdrag för ökade levnadskostnader, såsom måltider och logi. Dessa avdrag kan göras enligt schablonbelopp (traktamente) eller baseras på faktiska kostnader, förutsatt att du kan styrka dem med kvitton. Om arbetsgivaren betalar ut traktamente, är det skattefritt upp till ett visst belopp. Överskrider ersättningen detta belopp, kan den överskjutande delen vara skattepliktig.

Skydda företagsinformation och utrustning

Skydda känslig företagsdata genom att använda kryptering på både dator och mobil, och koppla alltid upp dig via en säker VPN-anslutning när du befinner dig på offentliga nätverk som exempelvis hotell-WiFi eller flygplatser. Lämnar du din dator eller viktiga dokument på hotellrummet bör du förvara dem i ett låst skåp eller värdeskåp. Undvik också att diskutera affärskritisk information högt i allmänna utrymmen.

Trygga transporter

Transport är en central del av tjänsteresan – men det är också en vanlig källa till risker. För att öka säkerheten bör man undvika att ta spontana taxibilar på gatan, särskilt i länder där detta inte är en reglerad tjänst. Använd istället transporter som rekommenderas av hotellet eller bokas via betrodda appar. I vissa länder bör du också undvika kollektivtrafik under rusningstid eller på kvällar. Reser du sent på kvällen, försök om möjligt att inte resa ensam.

Håll låg profil under vistelsen

Som internationell affärsresenär kan du i vissa länder sticka ut och därmed oavsiktligt dra till dig oönskad uppmärksamhet. Det är därför klokt att hålla en låg profil. Undvik att bära synliga företagslogotyper på kläder och väskor, och låt dyra accessoarer stanna hemma. Tänk även på vad du delar på sociala medier – att uppdatera om din plats i realtid kan öka säkerhetsriskerna, särskilt i länder där affärsresenärer ibland kan vara mål för brott eller övervakning.

Efter resan – Uppföljning och rapportering

Reseräkning och redovisning

Efter avslutad tjänsteresa bör du snarast möjligt sammanställa en reseräkning där du redovisar alla utlägg och bifogar relevanta kvitton. Detta underlag används för att bokföra kostnaderna korrekt och för att du ska få ersättning för dina utlägg. Se till att följa företagets rutiner och tidsramar för inlämning av reseräkningar. 

Uppdatera dina dokument

Om du har använt visum eller arbetstillstånd under resan, kontrollera om det finns behov av att uppdatera eller avsluta dessa dokument. Detta är särskilt viktigt om du planerar att resa till samma land igen i framtiden.

Läs vår heltäckande guide med goda råd för en säker resa - oavsett om du reser som privatperson eller inom jobbet.