Konferensresor utomlands – Så planerar ni en lyckad konferens

Varför välja en konferensresa utomlands?

En konferensresa till ett annat land skapar ofta större engagemang och motivation bland deltagarna. Det kan handla om att belöna medarbetare, bygga samman team eller skapa utrymme för strategiska diskussioner utan distraktioner från vardagens rutiner. Populära destinationer för svenska företag inkluderar Spanien, Italien, Tyskland och Kroatien – länder med goda flygförbindelser, bra mötesinfrastruktur och något mer exotiskt klimat än inom Skandinavien.

Konferens utomlands – regler att känna till

Innan ni bokar en konferens utomlands är det viktigt att känna till vilka regler som gäller. För att resan ska vara en avdragsgill kostnad kräver Skatteverket att det finns ett tydligt och dokumenterat syfte med konferensen. Programmet måste vara arbetsrelaterat och innehålla minst sex timmars effektivt arbete per dag för att resan ska räknas som en tjänsteresa. Om resan innehåller för mycket nöje eller fritid riskerar den att klassas som en skattepliktig förmån för de anställda.

Skattesmällar att undvika relaterat till en konferensresa

1. För mycket nöje och fritid

• Om resan innehåller för mycket nöje, rekreation eller fritid i förhållande till arbetstid kan hela eller delar av resan bli en skattepliktig förmån för deltagarna.
• Konferensprogrammet bör innehålla minst sex timmars effektivt arbete per dag och minst 30 timmar under en vecka.

2. Otydligt eller bristfälligt dokumenterat program

• Saknas ett detaljerat och arbetsrelaterat program riskerar resan att inte godkännas som skattefri konferensresa.
• Allt syfte och upplägg måste dokumenteras noggrant.

3. Att låta anhöriga följa med

• Om en anställds partner eller familjemedlem följer med på resan blir det en skattepliktig förmån för den anställde, och arbetsgivaren måste betala arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet.

4. Felaktig tidsfördelning

• Om den effektiva arbetstiden inte uppgår till minst sex timmar per dag eller 30 timmar per vecka, kan resan bedömas som delvis eller helt privat och därmed bli skattepliktig.

5. Bristande koppling till verksamheten

• Resan måste ha ett tydligt syfte och nytta för arbetsgivarens verksamhet. Om syftet är oklart eller resmålet inte motiveras av verksamheten kan resan ifrågasättas skattemässigt.

6. Felaktig hantering av moms och bokföring

• Utländsk moms är normalt inte avdragsgill i Sverige, och felaktig hantering kan leda till avdrag som inte godkänns vid revision.
• Måltider och nöjesinslag är inte avdragsgilla som konferenskostnader.

7. Bristande samlad bedömning

• Om någon del av resan är tveksam gör Skatteverket en samlad bedömning av alla omständigheter, vilket kan leda till oförutsedda skattepåföljder.

8. Att låta leverantörer stå för kostnader

• Om någon annan än arbetsgivaren, t.ex. en leverantör, bekostar resan kan det bli förmånsbeskattning och krav på arbetsgivaravgifter.

Så bokför du konferens utomlands

När det kommer till att bokföra en konferens – särskilt en konferens som ägt rum utomlands – gäller det att göra rätt från början. Här är några nyckelpunkter att tänka på:

• Resekostnader (flyg, transfer): Bokförs normalt som resekostnader i kontogrupp 58, men konferensrelaterade kostnader kan även bokföras i kontogrupp 69 (övriga externa kostnader).
• Hotell och konferenslokaler: Går under logi eller lokalhyra, ofta i kontogrupp 69.
• Måltider: Måltider vid konferens (frukost, lunch, middag) är som huvudregel inte avdragsgilla. Endast enklare förtäring, såsom kaffe och smörgås, är avdragsgill upp till 60 kr exklusive moms per person och tillfälle (2025).
• Moms: Utländsk moms är normalt inte avdragsgill i Sverige. I vissa fall kan du ansöka om återbetalning av utländsk moms via Skatteverket eller motsvarande myndighet i det aktuella landet. Svensk moms får inte dras av på utländska inköp.

Kom ihåg att spara alla kvitton och dokumentera syftet med resan samt konferensprogrammet skriftligt.

Vad ingår i en konferensresa?

En konferensresa omfattar vanligtvis transport (till exempel flyg), boende, tillgång till möteslokaler och ibland gemensamma måltider. Många arrangörer erbjuder även aktiviteter som vinprovning, guidade turer eller teambuilding. Observera att sådana nöjesinslag inte är avdragsgilla och kan leda till förmånsbeskattning om de utgör en väsentlig del av resan. Det är därför viktigt att konferensprogrammet är tydligt arbetsrelaterat och att fritidsaktiviteter hålls på en rimlig nivå.

Var noga med att varje konferensresa är välplanerad och dokumenterad för att både uppnå resans mål och uppfylla de skattemässiga kraven.

Tips för en lyckad konferensresa utomlands

• Välj rätt tidpunkt: Undvik högsäsong för att hålla nere kostnader och undvika trängsel bland turister.
• Tydligt syfte och program: Planera ett schema som fokuserar på affärsnytta, men gör även utrymme för sociala inslag.
• Samordna logistik och bokningar: Samarbeta med en researrangör som har erfarenhet av att anordna konferenser.
• Spara samtliga kvitton för att få tillbaka det du gjort utlägg för under resan.
• Reseförsäkring: Säkerställ att alla deltagare är försäkrade genom ett helomfattande skydd, som t.ex. Europeiska ERV:s reseförsäkring för konferensresor.

Trevlig konferensresa önskar vi på Europeiska ERV!