Arbetsuppgifter för ERV Nordics Compliance-funktion

Arbetsuppgifterna för ERV Nordics Compliance-funktion omfattar:

  1. Riskbedömning: Systematisk identifiering och analys av relevanta risker;
  2. Tidig varning: Definiera och kontinuerligt förbättra företagets regel- och normefterlevnad;
  3. Rådgivning: Informera, träna samt erbjuda rådgivning till ledamöter i ledningsgruppen, personal och försäljningspartners;
  4. Övervakning: Övervaka att bestämmelser följs samt att identifiera överträdelser.

ERV Nordic:s Compliance-funktion utför dessa uppgifter på uppdrag av Europæsike Rejseforsikring A/S, inklusive Europeiska ERV Filial. Vidare står ERV Nordic:s Compliance-funktion i nära kontakt med motsvarande team inom vårt moderbolag ERGO Group AG.

Riskbedömning

Kärnan I Compliance Management-systemet är en systematisk och omfattande riskbedömning, där resultaten utgör grunden för ERV Nordic:s Compliance-funktion.

ERV Nordic:s Compliance-funktion bedömer de relevanta riskerna i de enskilda rörelsegrenarna enligt en enhetlig metod, där respektive experter samt ansvariga inom företaget involveras.

Riskbedömningen omfattar följande steg:

  1. Utveckling av riskscenarier;
  2. Kontroll av företagsenheter eller affärsprocesser där dessa risker kan uppstå;
  3. Bedömning av riskernas möjliga inverkan samt deras sannolikhet att uppstå;
  4. Specifikationer för huruvida åtgärder krävs, och om så är fallet; vilka åtgärder som krävs utöver de som redan existerar.

Riskbedömningen genomförs minst en gång per år samt även när behov uppstår. ERV Nordic:s ledningsgrupp informeras regelbundet om resultaten samt om eventuella större förändringar.

Tidig varning

Att följa lagar och förordningar såväl som företagsstandarder i Danmark och Sverige är självfallet obligatoriskt för alla medarbetare. Det är endast på detta sätt som ERGO på lång sikt kan undvika ekonomiska risker, risker kring ansvarsskyldighet samt att riskera vårt företagsrykte.

Ett av de viktigaste regelverken i detta sammanhang är Munich RE:s Code of Conduct som anger våra krav på etiskt beteende hos medarbetare, ledande befattningshavare samt ledning, vilken uppdaterades under 2018.

Det finns dessutom företagsregler för varierande ändamål, till exempel:

The Guideline on Conflict of Interest and Incentives, vilka specificerar reglerna kring anbudsgivning, planering, upphandling och incitament för interna medarbetare samt säljkår.

ERGO Group AG arbetat löpande med att succesivt utveckla miniminormer, som måste genomföras lokalt i enlighet med lokal lagstiftning.

Alla gällande normer inom ERV Nordic granskas regelbundet och uppdateras vid behov, senast godkända versioner samt ytterligare information finns att tillgå på vår interna nordiska hemsida (SharePoint: norms).

Rådgivning

Information, träning och rådgivning

Regelbunden kommunikation angående regelefterlevnad är en viktig del av vår Compliance-funktion och ökar medarbetarnas medvetenhet och förstärker därigenom regelefterlevnadskulturen inom organisationen.  Detta uppnås genom interna kommunikationskanaler så som intranet eller e-post samt genom regelbunden compliance-träning. De senaste uppdaterade normerna finns alltid att tillgå via vår interna nordiska webbplats (SharePoint: norms).

Regelbunden compliance-träning hjälper till att uppfylla målen kring regelefterlevnad samt att uppnå en gemensam standardiserad förståelse kring regelefterlevnad. Deltagande är obligatorisk för alla medarbetare, ledande befattningshavare och ledamöter i styrelsen/ledningsgruppen såväl internt som inom försäljningskåren.

Utbildningen omfattar onlinemoduler såväl som ansikte-mot-ansikte där ERV Nordics Compliance-funktion/team informerar samtliga medarbetare eller styrelseledamöter och avdelningschefer direkt, de vidarebefordrar i det fallet det relevanta innehållet i träningsmaterialet till sina respektive teams.  

Våra styrelseledamöter och alla ledande befattningshavare som arbetar internt har utbildats i compliance-frågor under 2017. Utbildning för nyanställda sker kvartalsvis fördelat på olika träningstillfällen i Danmark och Sverige.

Övervakning

Identifiering och hantering av överträdelser

Överträdelser av lagbestämmelser eller Munich RE:s Code of Conduct tolereras inte inom ERV Nordic, det klargörs och leder vid behov till åtgärder. Varje incident bedöms individuellt och sanktioneras beroende på omfattningen av överträdelsen. Kontroller utförs även huruvida normer eller processer inom företaget behöver ändras.

Överträdelser identifieras på olika sätt. Förutom regelbundna förfrågningar genomförda bland medarbetare och säljkår inom Danmark och Sverige kan medarbetare inom ERV Nordic som vill anmäla överträdelser av lagar eller andra allvarliga överträdelser i förtrolighet kontakta både ERV Nordics compliance-funktion eller ERGO Compliance.

Vidare rapporterar ERV Nordic:s compliance-funktion relevanta händelser kvartalsvis till ERGO Compliance. Dessa händelser inkluderar allvarligare fall av bedrägerier och allvarliga överträdelser gällande regelefterlevnad samt lagöverträdelser i övrigt. Rapporterna utvärderas av ERGO Compliance och följs sedan upp av respektive ansvarig enhet eller avdelning.

Medarbetare som föredrar att inte kontakta ERV Nordic:s compliance-funktion eller ERGO Compliance direkt har möjlighet att ta kontakt via en oberoende, extern, ombudsman, som också är skyldig att behålla sträng sekretess.

Relaterade dokument: